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職責描述： 一、團隊管理與建設 1.團隊統(tǒng)籌 - 負責行政團隊的日常管理，合理分配成員工作任務，明確崗位職責與分工，確保各項事務有序推進； - 制定團隊工作計劃與目標（如月度 / 季度行政重點任務），跟蹤執(zhí)行進度，定期復盤并優(yōu)化工作流程。 2.人員培養(yǎng)與發(fā)展 - 組織團隊內部培訓（如行政技能、溝通技巧、應急處理），提升成員專業(yè)能力； - 關注團隊成員工作狀態(tài)，進行績效評估與反饋，協(xié)助制定個人成長計劃，激發(fā)團隊積極性。 3.氛圍建設 - 營造積極協(xié)作的團隊氛圍，協(xié)調解決成員間的工作矛盾，增強團隊凝聚力； - 向上級反饋團隊需求（如資源支持、流程優(yōu)化建議），保障團隊高效運作。 二、行政事務統(tǒng)籌與執(zhí)行 1.制度與流程管理 - 牽頭制定、修訂公司行政管理制度（如辦公用品管理、固定資產管理、會務規(guī)范等），并推動制度落地執(zhí)行； - 監(jiān)督制度執(zhí)行情況，收集各部門反饋，及時調整不合理流程，提升行政效率。 2.后勤保障管理 - 統(tǒng)籌辦公用品、辦公設備的采購、登記、分發(fā)與維護，確保物資供應充足且合理管控成本； - 負責固定資產（如電腦、辦公家具）的臺賬管理、定期盤點與維護，避免資產流失； - 協(xié)調后勤服務（如保潔、安保、綠植養(yǎng)護），保障辦公環(huán)境整潔、安全、有序。 3.會務與活動管理 - 統(tǒng)籌公司各類會議（如日常例會、高層會議、外部接待會議）的籌備工作，包括場地布置、設備調試、資料準備、紀要整理等； - 協(xié)助組織公司大型活動（如年會、團建、慶典），協(xié)調場地、物資、人員等資源，確保活動順利開展。 4.檔案與文檔管理 - 監(jiān)督公司重要文件、合同、檔案的整理、歸檔與保管，建立規(guī)范的檔案查閱流程，確保資料安全可追溯； - 審核行政類公文（如通知、報告、函件）的格式與內容，保證行文規(guī)范。 三、跨部門協(xié)調與服務 1.內外部溝通 - 作為行政部門與其他部門的對接人，響應各部門行政需求（如會議室申請、物資領用），協(xié)調解決跨部門行政問題（如資源沖突、流程卡點）； - 對接外部供應商（如采購商、服務商），維護合作關系，監(jiān)督服務質量，確保性價比。 2.服務支持 - 為公司高層提供行政支持（如行程安排、文件處理、商務接待協(xié)助）； - 收集各部門對行政服務的意見與建議，持續(xù)優(yōu)化服務質量（如提升響應速度、改善后勤體驗）。 四、成本控制與風險防范 1.成本管理 - 制定行政預算方案，監(jiān)控預算執(zhí)行情況，在采購、后勤等環(huán)節(jié)控制成本（如篩選優(yōu)質供應商、減少資源浪費）； - 定期分析行政開支數(shù)據(jù)，提出成本優(yōu)化建議（如壓縮非必要支出、推行無紙化辦公）。 2.風險防范 - 排查辦公環(huán)境安全隱患（如消防設施、用電安全），組織應急演練，確保符合安全規(guī)范； - 嚴格執(zhí)行保密制度，管理涉密文件與信息，防范行政工作中的信息泄露風險。 五、其他職責 - 完成上級交辦的臨時行政任務（如突發(fā)事務處理、專項調研）； - 關注行業(yè)行政管理趨勢，引入高效工具或方法（如行政自動化系統(tǒng)），提升團隊工作效率。 任職要求： 一、專業(yè)能力要求 1.行政事務處理能力 - 熟悉行政工作全流程，包括辦公用品采購與管理、固定資產管理、會務組織、檔案管理、后勤保障（如車輛、保潔、安保）等； - 能獨立制定和優(yōu)化行政管理制度、流程，并推動落地執(zhí)行。 2.溝通協(xié)調能力 - 具備優(yōu)秀的口頭和書面溝通能力，能清晰傳達信息、協(xié)調跨部門事務（如與財務、人力、業(yè)務部門對接）； - 擅長處理內外部人際關系，維護良好的合作氛圍。 3.計劃與執(zhí)行能力 - 能根據(jù)公司目標制定行政團隊工作計劃，分解任務并跟蹤進度，確保高效完成； - 具備較強的執(zhí)行力，面對突發(fā)行政問題（如設備故障、應急會議）能快速響應并解決。 4.成本控制意識 - 熟悉行政采購流程和成本控制方法，能在保障服務質量的前提下合理降低行政開支（如篩選高性價比供應商、優(yōu)化資源配置）。 二、管理能力要求 1.團隊管理能力 - 具備識人、用人、培養(yǎng)人的能力，能合理分配團隊成員工作，激發(fā)團隊積極性； - 能定期組織團隊培訓（如行政技能、服務意識），提升團隊整體專業(yè)水平。 2.問題解決與決策能力 - 面對行政工作中的復雜問題（如部門間資源沖突、流程漏洞），能分析根源并提出有效解決方案； - 在權限范圍內具備獨立決策能力，重大問題能及時向上級匯報并提出建議。 3.目標導向與抗壓能力 - 以結果為導向，能帶領團隊完成行政 KPI（如會議籌備及時率、辦公用品損耗率控制等）； - 能承受行政工作的高強度和多任務壓力，保持工作效率和穩(wěn)定性。 三、職業(yè)素養(yǎng)要求 1.責任心與嚴謹性 - 對行政工作細節(jié)高度敏感，確保文件、數(shù)據(jù)、流程無疏漏（如合同歸檔、設備登記準確無誤）； - 具備強烈的責任心，對團隊工作結果負責，勇于承擔管理責任。 2.保密意識與職業(yè)操守 - 接觸公司內部信息（如會議內容、高層行程）時，嚴格遵守保密規(guī)定，不泄露敏感信息； - 品行端正，廉潔自律，無違規(guī)違紀記錄。 3.學習與適應能力 - 主動學習行政領域新知識、新工具（如 OA 系統(tǒng)、行政自動化軟件），適應公司發(fā)展需求； - 能快速融入企業(yè)文化，認同公司價值觀。 四、其他要求 - 熟練使用 Office 辦公軟件（Word、Excel、PPT、Outlook）及行政相關工具（如釘釘、企業(yè)微信、OA 系統(tǒng)）； - 具備一定的文字功底，能撰寫行政通知、報告、總結等公文；